Основные задачи и функции

Кадровое обеспечение

• Ведение кадрового учёта по структурным подразделениям ИЛИСТ: распределение по ставкам, должностям, перемещениям.
• Ведение кадрового и табельного учёта по проектам, требующим отдельного учёта по законодательству РФ или требованиям заказчика.
• Подготовка документов для формирования и корректировки штатного расписания.
• Оформление приёма, перемещения и увольнения работников: подготовка и передача комплектов документов в отдел кадров СПбГМТУ.
• Оформление и учёт служебных командировок.

Финансово-экономическое сопровождение проектов

• Подготовка смет и технико-экономических обоснований (ТЭО) для участия в конкурсах на гранты, субсидии и госконтракты (включая расчёты по заработной плате, накладным расходам, налогам, закупкам и прочим затратам).
• Формирование комплекта расчётно-калькуляционных материалов (РКМ) для обоснования цены продукции по государственному оборонному заказу (ГОЗ): на основе нормативов потребности в сырье, материалах, ППФ, ПКИ, трудоёмкости, услугах сторонних организаций, испытаниях и командировках.
• Согласование РКМ с ПФУ, ППО и бухгалтерией СПбГМТУ; обоснование затрат коммерческими предложениями.
• Ведение управленческого учёта и реестра договоров на НИР/НИОКР.
• Составление и утверждение внутренних смет по проектам.
• Контроль соблюдения сроков исполнения проектов и фактических прямых затрат.
• Учёт расходования средств по проектам в соответствии с внутренними сметами.
• Передача данных в бухгалтерию для выплаты окладов в соответствии со штатной расстановкой.
• Согласование, расчёт и подготовка указаний на дополнительные выплаты по выполняемым проектам; передача в ПФУ и ППО.

Договорная работа с заказчиками

• Подготовка, согласование и организация подписания договоров с заказчиками на выполнение НИР и НИОКР, а также изменений к ним.
• Согласование проектов договоров со службами СПбГМТУ.
• Передача оригиналов заключённых договоров и изменений в ППО СПбГМТУ и заказчику.

Договорная работа с поставщиками

• Подготовка совместно с отделами ИЛИСТ и согласование договоров на поставку товаров, работ и услуг.
• Организация подписания договоров и изменений к ним.
• Передача оригиналов договоров в Управление закупочной логистики (УЗЛ) и поставщику.

Закупочная деятельность

• Сопровождение процесса закупок в соответствии с нормативными документами университета.
• Согласование закупок с материально-хозяйственным отделом ИЛИСТ и проверка правильности отнесения затрат на проекты.
• Запрос, анализ и согласование данных о затратах с бухгалтерией СПбГМТУ.

Отчётность и взаимодействие

• Ведение учёта доходов и расходов ИЛИСТ; сверка данных с ПФУ и бухгалтерией.
• Подготовка и представление по официальным запросам руководителей и служб СПбГМТУ отчётных документов и справочной информации по финансово-экономической деятельности ИЛИСТ.