Задачи и функции

Миграционное сопровождение и учёт иностранных граждан

• Обеспечение миграционного учёта иностранных граждан и лиц без гражданства, обучающихся в СПбГМТУ: постановка на учёт, снятие с учёта, подача сведений через регламенты МВД, ФСБ и других служб.
• Оформление в миграционной службе РФ приглашений на въезд для иностранных граждан, прибывающих в Университет с целью обучения.
• Взаимодействие с миграционной и пограничной службами по вопросам учёта въезжающих/выезжающих иностранных граждан.
• Проверка наличия полисов медицинского страхования у иностранных обучающихся, помощь в их оформлении и заключение договоров страхования для студентов, направляемых партнёрами.

Приём, зачисление и работа с квотами

• Реализация деятельности по приёму иностранных граждан на обучение: взаимодействие с рекрутинговыми агентствами, участие в международных образовательных ярмарках, заключение договоров с зарубежными университетами-партнёрами.
• Ведение работы по приёму документов и организации конкурсного отбора, подготовка проектов приказов о зачислении.
• Ежегодное согласование с Минобрнауки РФ квоты на бюджетные места и перечня образовательных программ для иностранных граждан, утверждение предложений проректором по образовательной деятельности.
• Участие в разработке и актуализации Правил приёма в части приёма иностранных граждан совместно с ответственным секретарём приёмной комиссии.
• Организация работы по признанию документов об иностранном образовании и (или) иностранной квалификации в СПбГМТУ.

Академическое сопровождение и учебная работа

• Ведение учёта и контроль успеваемости и посещаемости иностранных обучающихся.
• Подготовка проектов приказов по движению контингента: отчисление, перевод, предоставление академического отпуска и иные изменения статуса.
• Организация совместно с отделом аспирантуры приёма и обучения иностранных граждан по программам подготовки кадров высшей квалификации.
• Организация совместно с отделом учёного секретаря процедуры защиты диссертаций на соискание ученой степени для иностранных граждан.
• Методическая помощь учебным подразделениям в разработке документации по совместным образовательным программам с зарубежными партнёрами.
• Деятельность по оказанию платных образовательных услуг иностранным обучающимся.

Документационное обеспечение, отчётность и архив

• Сбор и обработка данных по контингенту иностранных обучающихся, представление форм статистической отчётности по образовательным программам.
• Координация работы по подготовке ответов на мониторинговые запросы Минобрнауки РФ и КНВШ СПб в части иностранных обучающихся.
• Координация работы с запросами иностранных организаций и физических лиц о прохождении обучения в СПбГМТУ, выдача справок об обучении и проживании.
• Осуществление учёта, хранения и передачи в архив личных дел иностранных обучающихся.
• Формирование номенклатуры дел и обеспечение документооборота Управления.
• Анализ итогов приёма и подготовка отчётов для приёмной комиссии.

Договорная и административно-хозяйственная работа

• Координация разработки проектов соглашений с иностранными университетами и рекрутинговыми компаниями об обучении по программам СПбГМТУ.
• Участие в согласовании ежегодного перечня образовательных программ и стоимости обучения для иностранных граждан с проректором по образовательной деятельности.
• Взаимодействие с административно-хозяйственной, материальной группой и управлением закупочной логистики для обеспечения хозяйственных нужд отдела и работы с материальными ценностями.
• Участие в работе международных образовательных ярмарок и заключении договоров с зарубежными университетами-партнёрами.