Задачи и функции

Организация и протокольное сопровождение мероприятий

• Планирование участия руководства университета в протокольных и международных мероприятиях на территории Российской Федерации и за рубежом, в том числе:
  • составление плана мероприятий,
  • определение сроков и формата участия,
  • формирование бюджета и источников финансирования мероприятия,
  • подготовка пакета необходимой документации для проведения процедур размещения заказов на оказание услуг.
• Участие в подготовке и организации официальных мероприятий вуза на базе СПбГМТУ и на внешних площадках: выставок, форумов, конференций, семинаров, переговоров, приёмов делегаций, в том числе:
  • подготовка информационных писем, регистрационных форм, приглашений и других документов,
  • предварительное согласование со службами университета, задействованными в подготовке мероприятий,
  • подготовка печатных и раздаточных материалов,
  • участие в разработке дизайна стендов, баннеров, плакатов, печатной продукции,
  • подготовка информационно-аналитических материалов,
  • принятие решений по рациональному использованию выделенных ресурсов,
  • организация работы персонала во время проведения мероприятий.
• Протокольное сопровождение мероприятий, направленных на развитие, продвижение СПбГМТУ и укрепление внешних связей в России и за рубежом.
• Анализ эффективности мероприятия, в том числе: анализ результатов и качества работы, выявление недостатков и определение возможных улучшений.

Координация участия представителей университета

• Координация и сопровождение представителей СПбГМТУ в выездных деловых и протокольных мероприятиях.
• Оказание содействия структурным подразделениям в организации участия представителей СПбГМТУ в деловых и культурных программах российских и международных мероприятий.

Организация экспозиций и партнёрское взаимодействие

• Оказание содействия в организации экспозиций СПбГМТУ в рамках российских и зарубежных мероприятий.
• Взаимодействие с протокольными службами партнёров СПбГМТУ.